Ergonomie e-mailu
Ergonomie se netýká pouze softwaru nebo věcí, které používáme. O ergonomii se dá hovořit i u mezilidské komunikace, třeba přednášek, prezentací, telefonátů, nebo právě e-mailů. Myslíte při psaní e-mailů na toho, kdo to bude číst?
V poslední době toho mám v práci nemálo a každá neefektivita v komunikaci mě zdržuje a znervózňuje. Dostal jsem e-mail, který mě přinutil zamyslet se nad efektivitou této komunikace. Heslo na Wikipedii tvrdí, že ergonomie je věda. Myslím, že napsat e-mail, který má dobrou ergonomii zas taková věda není. Pokusil jsem se ji shrnout do seznamu bodů, kterými se snažím řídit.
1. Mám to vůbec psát?
Ještě před psaním e-mailu se zamyslím, jestli je to opravdu ta pravá forma komunikace pro to, co chci sdělit. Nebylo by lepší osobní setkání? Odpověď na tuto otázku je často ano. A je vůbec potřeba tuhle věc řešit? Odpověď na tuto otázku je často ne.
2. Komu to píšu?
V ergonomii je cílová skupina frekventovaný pojem, u e-mailu není třeba jít do extrémů, nevymýšlím si překvapivě ani role, ani persony. Bohatě stačí, když si představím toho, komu to píšu, a e-mail té představě přizpůsobím.
3. Stručnost, stručnost, stručnost
I apologize that this letter is so long. I did not have the time to make it short.
Tento citát neznámeho autora by to klidně řekl za mě, to by bylo ale příliš stručné.
E-mail si po sobě vždy znovu přečtu, odstraním zbytečné informace a šum. Někdy se mi podaří smazat i polovinu a to je pak radosti na starém bělidle (programátoři té radosti rozumí nejlépe). Každé moje slovo stojí čas ty druhé. Čím více lidem píšu, tím se snažím být stručnější.
Jeden nejmenovaný kolega (NSFW) dohnal stručnost komunikace se svým šéfem do takového extrému, že si píšou SMSky o jednom znaku. A funguje to.
4. Pouze jedno téma
Když jde o pracovní komunikaci, píšu maily pouze na jedno téma. Může se sice stát, že někdo ode mě dostane pět e-mailů za hodinu, ale každý bude nést jednu informaci. Příjemce tak může s klidem dva smazat, na dva odpovědět a třetí si dát do kalendáře. Nestane se, že se nějaká informace ztratí v kontextu jiné.
5. Předmět
Moje maminka do předmětu s oblibou píše své křestní jméno nebo název města, ve kterém se právě nachází. Já naopak předmětu e-mailu věnuji velké úsilí, stejně jako novinář titulku článku, programátor názvu třídy. Snažím se, aby si adresát při pohledu na předmět e-mailu dokázal vybavit na jeho obsah.
6. Podpis
Pokud mi to firemní politika výslovně nenakazuje, podepisuju se pouze svým jménem. Žádné adresy, telefony nebo nedej bože obrázky. Mám-li pocit, že adresát tyto údaje nezná a bude je v zápětí po přečtění potřebovat, připojím odkaz na své nebo firemní stránky, kde si všechno může najít. Stejně se brzo budeme všichni podepisovat Twitter nicknamem.
7. Přílohy
Příloha? Opravdu? Fotky patří na web, videa taky, větší soubory zas do úschovny. Pokud někomu posílám přílohu, musím k tomu mít sakra dobrý důvod.
8. To CC BCC TZNN
Ne všichni bohužel znají význam těchto zkratek.
- To: To jste vy, které na začátku mailu oslovuju.
- CC: Co čumíte? Vám to nepíšu. Vy byste jen měli vědět, že tohle píšu těm předchozím.
- BCC: Babička čte capiny. Proč jí to taky neposlat?
- TZNN: Tato zkratka nic neznamená.
Snad jsem vašim adresátům tímto seznamem přinesl lepší zážitky při čtení vašich e-mailů. Omlouvám se, že je tento článek tak dlouhý, neměl jsem čas to napsat krátce. Ostatně, oproti e-mailům tento blog (haha) číst nemusíte.
Napsali jinde:
- Datum modifikace
- 20. 11. 2009
- Sekce
- IT